Le riunioni e i meeting

Ottimizzare le riunioni, gli incontri ed i meeting del case management team

Sinossi a cura di Emanuele Bascelli

Ha sicuramente suscitato scalpore mediatico quando Zuckerberg,  fondatore di Facebook  ha dichiarato che i meeting inutili sono una gran perdita di tempo ed ha più senso ridurre le riunioni e risparmiare al team continue interruzioni, anziché disperdere tempo ed energie.

Magari si possono “migliorare” le riunioni, probabilmente ottimizzarle per renderle poco produttive.

Anche Jason Shah, responsabile di  una famoso sito web interamente dedicato all’ottimizzazione di meeting, propone un breve elenco di metodi per massimizzare un incontro:

1. Domandatevi se la riunione è veramente necessaria, e se non lo è non esitate a cancellarla.
2. Chiarite bene lo scopo della riunione.
3. Fate in modo che le persone arrivino preparate.
4. Cominciate la riunione all’ora stabilita.
5. Fate dei report per documentare e condividere gli argomenti affrontati

 

Certamente una riunione è estremamente utile quando le informazioni hanno necessità di essere condivise per poi divenire uno strumento utile ed operativo soprattutto nelle strutture organizzative di media entità.

La distribuzione degli elementi e delle persone in un riunione influisce necessariamente sulla qualità dei rapporti e dei dialoghi che si instaureranno. Robert Dilts la definisce “psicogeografia”, un termine preso in prestito dal quel movimento avanguardista dei primi anni cinquanta che la definisce come “la relazione geografica che si instaura tra i membri di un gruppo ha un’importante influenza non verbale sui processi e sulle interazioni che si verificano al suo interno”. Esso regola il clima della riunione e le sue relazioni.

Disposizione dello spazio, delle persone in relazione alle forme dei tavoli

La disposizione su file con sedie una dietro l’altra  è tipica delle situazioni di formazione o convegni, dove la relazione comunicativa è esclusivamente diretta tra docente-discente, e l’interazione è molto complessa e quasi nulla.

Il tavolo rotondo, o i partecipanti invitati al meeting si troveranno disposti in senso circolare permetterà una maggior interazione tra i partecipanti che si sentiranno tutti coinvolti Un disposizione del genere tenderà ad essere maggiormente coinvolgente e, con molta probabilità i partecipanti, si troveranno più a loro agio e con un atteggiamento più attivo e partecipativo. Questa disposizione massifica la risoluzione dei problemi,è funzionale per la condivisione di informazioni riservate, mantiene bassi i conflitti e tende a migliorare le relazioni.

La disposizione a semicerchio permette a chi vi sta di fronte di trasmettere e condividere l’idea con chi si trova di fianco. E’ una disposizione che agisce sulla forte interazione tra il gruppo verso una direzione, uno scopo comune. Tale disposizione è estremamente funzionale per tutte le attività di pianificazione e programmazione condivisa.

Un tavolo rettangolare fa immediatamente presagire un’idea di forte prevaricazione gerarchia nei rapporti che si dovranno instaurare nella riunione, dove l’attenzione è diretta verso chi siede a capotavola, che normalmente è il “capo” o comunque riveste una certa autorità sul gruppo. Automaticamente le persone si predisporranno in un certo stato di “soggezione” e si metteranno più facilmente in una posizione “difensiva”. Tale disposizione è utile, per esempio, per comunicare decisioni.

Invece la disposizione a ferro di cavallo attenua le interazioni, perché una parte del gruppo non riuscirebbe ad interagire. Inoltre, vi sarebbe comunque una certa asimmetria tra chi è posto sul lato lungo e chi sul lato corto, i primi di fronte al relatore. E’ una sistemazione molto forte poiché pone al centro il relatore su chi ha il controllo visivo diretto sui partecipanti, ciò che invece no accade tra le due file disposte sui due lati.

approfondimenti

Catarozzo, M.A. “Negoziazione efficace per professionisti” 
Sheryl Sandberg “Facciamoci avanti. Le donne, il lavoro e la voglia di riuscire” 2013 traduzione in italiano ed. Mondadori